7 consejos para hacer tu trabajo más eficiente y productivo
Empresa Familiar / C.P.C y M.I José Mario Rizo Rivas
La productividad es un hábito. Puede aprender a ser productivo si lo deseas. Todo lo que necesitas hacer es convertirlo en un hábito
Aprender a ser más productivo en el trabajo no tiene nada que ver con trabajar más duro y hacer más cosas. Se trata de administrar tu tiempo de forma creativa. Todos tenemos 24 horas al día y no podemos crear más horas para hacer más.
“La forma de empezar es dejar de hablar y empezar a hacerlo.” Walt Disney
Los que participamos en el mundo de los negocios, buscamos la forma de ser productivos, esto quiere decir que con un esfuerzo adecuado y no desperdiciado deseamos generar los mejores resultados posibles.
“Comienza haciendo lo necesario, continúa haciendo lo que es posible y pronto estarás haciendo lo imposible”. Francisco de Asís
La problemática
Según estudios recientes, más del 40% del tiempo de los ejecutivos se pierde en actividades no productivas y que no contribuyen al crecimiento de sus negocios.
Lamentablemente, muchos no están conscientes de los problemas de productividad y lo perciben hasta el momento en que su empresa presenta problemas financieros o peligro de fracaso. Previniendo esta situación, te comparto cinco aspectos para reforzar nuestra cultura productiva. Cuando tienes definidos tus objetivos, crea una agenda para la semana y otro para el año. Pocas personas lo hacen y esto es muy importante.
Nuestra productividad y eficacia sea en el trabajo, o en cualquier otro aspecto de nuestra vida, depende de una gran cantidad de factores.
La motivación que tengamos es una de ellas, pero no la única: nuestra capacidad de organización y concentración, el cómo manejemos la realización de tareas y la capacidad para aceptar y reaccionar a los cambios son otros de los múltiples elementos o factores que influyen en ella. Es por ello que de cara a ser más productivos y eficaces, resulta de utilidad tener en cuenta las siguientes recomendaciones.
- Define lo que es importante
El punto de partida para determinar qué es lo que realmente es productivo en tu empresa, consiste en tener muy claras las prioridades y los objetivos que deseamos alcanzar. Uno de los principios de Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, es definir qué es lo IMPORTANTE. Cada año, cada mes y cada semana defínelo claramente, junto a tu equipo de trabajo, para que puedan enfocarse claramente en ello y evitar diluirse solamente en actividades urgentes o “apaga fuegos”. Una buena técnica consiste en establecer, por ejemplo, 3 objetivos importantes de la semana y que la mayor inversión de tiempo y recursos se enfoque en alcanzarlos.
- Identifica y elimina distractores
Es muy común que sin darnos cuenta somos absorbidos por distintos distractores, y algunos de ellos pueden estar sutilmente disfrazados como tareas productivas, pero muchas veces se convierten solamente en esfuerzos que no contribuyen en nada a la productividad real de tu negocio y sólo terminan siendo una pérdida de tiempo. Comienza por identificarlos y eliminarlos de tus actividades y las de tus colaboradores. “Nada es menos productivo que hacer de forma más eficiente cosas que no deberías hacer”. Peter Drucker
- Participa en reducir la “burocracia” interna de tu empresa
Los procedimientos y las normas son mecanismos de protección y que deberían contribuir al orden y la efectividad, pero cuando éstos se hacen más burocráticos entonces el efecto es contrario. Una organización puede volverse burocrática cuando se involucran a demasiados jefes para completar procedimientos. Requerimientos de firmas, documentación o revisiones múltiples pueden ser tan sólo algunas de las actividades que lejos de hacerte crecer, pueden a la larga hacer tu empresa menos eficiente. Desde luego, eliminar la burocracia que muchas veces se ha construido a través de los años no será una tarea fácil, pero bien vale la pena participar en reducirla.
- Aprende a decir que no, también delegar y a hacer equipo
Un mal hábito que desarrollamos como Ejecutivos, sin darnos cuenta, es pretender atenderlo todo, estar en todo, aceptar cualquier invitación o decidirlo todo. Si verdaderamente deseas elevar tu negocio a un nuevo nivel, un buen principio es aprender a decir NO a algunas cosas. Evalúa qué actividades realmente contribuyen a tu crecimiento y a las demás simplemente di “no gracias”; de esa manera tendrás más tiempo y recursos intelectuales para mantener el rumbo, la visión y alcanzar mejor tus objetivos. Otra cuestión importante es compartir tareas y éxitos, haz equipo y no quieras llevarte todos los laureles. Enfócate en el resultado y despreocúpate de los créditos, es más valioso en términos de reputación el que sepan que sabes trabajar con otras personas.
- Aprende a descansar
Algunos ejecutivos trabajan incansablemente 15 horas al día, 7 días a la semana, pensando que de esa manera lograrán más resultados. Nada más alejado de la realidad. El descanso físico y mental es indispensable para hacernos hombres y mujeres más productivos. Es un hecho, médicamente comprobado, que descansar y “desconectarnos” periódicamente contribuye a un mejor desempeño mental. Establece una cultura de descanso y vacaciones en tu empresa donde tus empleados y tú mismo puedan disfrutar de esa productiva desconexión regularmente.
- Deja tiempo para pensar
Deja un momento del día para pensar. En vez de tener demasiadas reuniones, deja un espacio abierto para analizar las cosas. A veces, al mirar algo por segunda vez, puedes apreciar las cosas desde otro ángulo. “Por qué para ser más productivos en el trabajo hay que hacer menos”.
- Acepta tus errores y aprende de ellos
Todos cometemos errores en alguna ocasión, por mucho que nos pueda molestar reconocerlo. Pero las personas que se queden atrapadas en ellos y no sean capaces de aceptarlos verán su eficiencia y productividad muy disminuida. Errar es humano, y es una oportunidad para aprender.
En este sentido también hay que comentar que darse cuenta de los errores está bien, pero si queremos mejorar nuestra productividad también deberemos intentar buscar métodos para suplirlos o de lo contrario podríamos volver a caer una y otra vez en ellos.
De este modo, una manera de mejorar nuestra productividad es en primer lugar valorar y analizar en qué nos equivocamos o que partes de nuestro trabajo flojean más con el fin de poder trabajar en ellos. Se trata de aprender de la experiencia y poder actuar en consecuencia, sin martirizarnos, pero asumiendo nuestra responsabilidad.
Estos son solo 7 consejos sobre cómo ser más productivo en el trabajo. Es posible que no desees implementar todos estos a la vez. Pruebe los que sean adecuados para ti y convierte la eficiencia y productividad en un hábito y veras los resultados en todos los aspectos de tu vida.
La productividad es un hábito. Puede aprender a ser productivo si lo deseas. Todo lo que necesitas hacer es convertirlo en un hábito. Finalmente cierro con esta importante reflexión que nos dejó Platón “Todas las cosas serán producidas en superior cantidad y calidad, y con mayor facilidad, cuando cada hombre trabaje en una sola ocupación, de acuerdo con sus dones naturales, y en el momento adecuado, sin inmiscuirse en nada más.”