Protocolo Familiar: el secreto del éxito

La ausencia de protocolización, combinada con el factor emocional que caracteriza a esta clase de empresas, agudiza conflictos como la sucesión en los puestos de alta dirección, la contratación y retribución de miembros de la familia, la distribución de dividendos, el valor de la empresa y la salida de accionistas

Conoce cómo elaborarlo para desactivar conflictos en la empresa

“Ninguna empresa puede tener éxito sin estar debidamente organizada”.

James Cash Penny

En México, la economía no se entiende sin los negocios familiares. Todo va, viene y se mueve a partir de éstos. Las estadísticas del INEGI confirman que 9 de cada 10 empresas en el País tienen este origen, pero también, los números revelan una pobre esperanza de vida: el 76 por ciento de las empresas muere antes de los 25 años*.

¿Qué es lo que pasa en el camino? ¿En dónde se encuentran los obstáculos?

La ausencia de protocolización, combinada con el factor emocional que caracteriza a esta clase de empresas, agudiza conflictos como la sucesión en los puestos de alta dirección, la contratación y retribución de miembros de la familia, la distribución de dividendos, el valor de la empresa y la salida de accionistas.

¿Cuál es la mejor política para regular tales riesgos? El desarrollo de instrumentos y estructuras para alcanzar un rigor empresarial. Pasar del ideal emprendedor a la cultura empresarial. Del negocio entre parientes a la familia empresaria.

La clave: el protocolo familiar

Los negocios no se manejan desde una perspectiva subjetiva. No los que buscan el éxito.

Igual que en todas las relaciones, los familiares que participan en una empresa requieren reglas claras: un contrato interno que sirva para manifestar los valores de la empresa familiar, las normas de funcionamiento, la planificación de la sucesión en puestos directivos y la regulación de los cargos en la organización.

El punto fundamental del Protocolo es establecer un contenido consensuado por los miembros, para que obtenga legitimidad y la garantía de ser respetado.

Idealmente, el Protocolo debería nacer junto con la empresa. No obstante, una ventaja de trabajarlo con un camino recorrido es que los miembros pueden aportar, además, las experiencias a las que se han sobrepuesto. Cuando quedan pocos años para la incorporación de una siguiente generación lo aconsejable es implementarlo a la brevedad.

Una característica fundamental de esta herramienta es que debe puntualizar la conformación de un Gobierno Corporativo para la empresa. Es decir, un conjunto de órganos que confieren institucionalidad. Los principales son:

1. Consejo de Administración, para la toma de las decisiones más relevantes de la empresa.
2. Consejo de Familia, cuya función es armonizar los intereses de la familia y la empresa.
3. Comité de Evaluaciones y Compensaciones, que propone la contratación y la retribución de los familiares. Sus propuestas son remitidas al Consejo de Familia, que es quien decide.
4. Oficina de Familia, responsable de la gestión del patrimonio y las finanzas de los miembros de la familia.

¿Cómo redactar el Protocolo?

El proceso de elaboración del Protocolo Familiar se inicia con entrevistas a miembros de la familia y el equipo directivo.

Después se van perfilando los diferentes capítulos, se termina con la aprobación del documento y, si se considera conveniente, se concluye ante un notario público. Una guía para aterrizar los puntos fundamentales es la siguiente:

1.- Establece cómo participarán los familiares

Es básico determinar el nivel de acción de aquellos miembros que son propietarios actuales y de los que podrían tener acciones en la empresa a futuro, es decir, de los parientes políticos. Hay que decidir si podrán ser dueños del capital ya se por vía de herencia o por compra de participaciones societarias, si participarán en el directorio de la sociedad, si trabajarán en la empresa familiar. O ninguna de las anteriores.

2.- Fija las pautas para el trabajo

Se trata de especificar detalles sobre cómo desenvolverse en la empresa. Es decir, contemplar a qué edad puede incorporarse un miembro de la familia y si para hacerlo, requiere experiencia laboral, un título de grado o estudios específicos. También debe establecerse qué horarios y sanciones por incumplimiento existen para los familiares, además de detallar si seguirán un plan de carrera al interior de la empresa.

3.- Especifica las retribuciones

Debe quedar claro qué servicios o productos serán suministrados por la empresa a los miembros de la familia. Los ejemplos clásicos son la medicina, los teléfonos celulares, el uso de automóviles o de un espacio vacacional. O si también habrá elementos que sean utilizados por familiares que no se desempeñan en la empresa.

4.- Determina espacios para tomar decisiones

La discrepancia entre los integrantes de la familia suele vivirse dramáticamente y tiene como consecuencia la toma de resoluciones desarticuladas.

El Protocolo puede especificar cómo, de manera práctica, se desarrollarán reuniones que permitan un intercambio de ideas, más un mecanismo para asegurar la implementación de las decisiones adoptadas y la evaluación de los resultados.

5.- Acuerda los beneficios

En las empresas familiares existen dos clases de historias: o personas muy austeras que se limitan en sus gastos para reinvertir todo lo que está a su alcance, o personas interesadas en engrosar su patrimonio personal hasta el punto de descapitalizar a la empresa. Estos extremos deben regularse. Armonizar los intereses y deseos de los propietarios de la empresa con las necesidades de reinversión y reservas.

6.- Delimita las transferencias de las participaciones societarias

En el momento en que algún miembro de la familia quiere transferir su participación en la empresa se abre un mundo de alternativas: ¿debe darse prioridad a los demás familiares?, ¿los socios tienen alguna obligación de comprar la parte del que decide vender? O en el escenario en que aparezca un comprador para toda la empresa, ¿existe una pauta que torne obligatoria la venta a todos los socios? El Protocolo deberá resolver cómo conducirse ante dichas posibilidades.

7.- Concreta cómo prevenir y resolver conflictos

De una manera u otra, cuando existen conflictos se hace más difícil gobernar la empresa y el clima se enrarece tanto, que hasta puede reflejarse en la pérdida del control de las decisiones empresariales. Para evitar mayores daños, el Protocolo tiene que incluir un mecanismo práctico para resolver las diferencias, como las herramientas de mediación y conciliación, soportadas en estructuras orgánicas internas.

8.- Puntualiza cómo abordar nuevos negocios

Entre los objetivos de la protocolización también se encuentra cómo abordar los escenarios de la expansión y evolución empresarial. Más que todo, contar con la certeza de cómo actuar ante éstos. Así, debe establecer las pautas para la consideración y aprobación de nuevos negocios, además de los procesos de asociación con terceros, qué criterios y requisitos mínimos se demandarán.

9.- Aclara las relaciones entre familiares y colaboradores

Cada empresa cuenta con una organización y estructura particulares; sin embargo, en un negocio que es familiar hay que especificar con claridad qué jerarquía puede o debe alcanzar un colaborador externo. El Protocolo debe esbozar la política de relacionamiento con los no familiares y mediar cómo organizarse para retener talentos sin parentesco.

En el mundo de los negocios, el dinamismo es característico, por lo tanto, lo fundamental es contar con herramientas para enfrentarlo. Establecer las reglas claras y respetarlas es la mejor opción para transitar hacia la institucionalización de una empresa familiar: ¡la clave de un modelo de éxito!

*Fuente: INEGI. Censos Económicos 1989, 1994, 1999, 2004, 2009 y 2014