Aspectos a considerar para mitigar el fraude en la empresa familiar

El fraude va muy en concordancia con el nivel de control percibido por los familiares y empleados de la empresa.

“La lealtad de los empleados hacia las empresas se ha deteriorado, y los empresarios tienen un nivel muy bajo de conciencia del problema. Esto les impide tomar medidas sencillas y de fácil aplicación para disminuir esta pérdida de rentabilidad.”  Jorge Sersen

Aunque hay muchas causas que originan el fraude, una de las principales es la falta de estructura, procedimientos, control y políticas en la empresa familiar. Esto supone una invitación a los empleados a abusar de sus atribuciones. Si bien, también es habitual que la falta de valores y la ética del personal sean los verdaderos catalizadores de la ejecución de fraude.

A pesar de la importancia de la empresa familiar para el desarrollo económico, ésta carece, en muchas ocasiones, de una planificación y organización adecuadas, así como de una auditoría interna que cumpla los fines de control, prevención, detección de los fraudes que toda entidad está expuesta a tener.

El fenómeno del fraude ya sea con desvirtuar u ocultar información en estados financieros, robo, utilizar para beneficio personal activos de la empresa familiar, malversación de fondos etcétera, implica un fuerte costo para las empresas de México y el mundo, con más frecuencia para aquellas con un número de empleados menor a 100, donde la segregación de funciones es menor al igual que el control, aunado a un nivel mayor de confianza entre empleados y dueños.

En base a una encuesta realizada por la Asociation of Certified Fraude Examiners (ACFE), el tiempo promedio que toma descubrir un fraude es de 18 meses, tiempo perfecto para ocasionar pérdidas millonarias. Por ello es importante no sólo atacar el fraude una vez detectado, si no también prevenirlo para lograr una diversificación y un menor impacto en las operaciones, ya que el riesgo de toparnos con él, no puede ser eliminado por completo. Es primordial conocer los indicios de fraude, para de esta manera estar alerta del mismo, entre los cuales encontramos:

Control interno deficiente

• Conflictos de interés
• Comisiones anormales
• Faltantes de inventarios
• Dependencia de pocos proveedores/clientes
• Pólizas de diario o registros anormales o atípicos

Muchos más que se podrían mencionar, los cuales dependen en gran grado de la atención que ponemos a la operación diaria y registros contables de la empresa familiar y a la actitud de quienes laboran en ella.

A continuación, se detallan 10 puntos clave para facilitar la prevención/detección de este fenómeno:

Definir un código de ética y de conflicto de interés: La conducta de los miembros de la empresa, desde la primera línea hasta la última, debe verse regida por un código de ética y conflicto de interés definidos por la propia organización en base a los valores que guiarán su actuar, esto permitirá aumentar la seguridad del desempeño honesto de los empleados y familiares, además incrementará el sentido de pertenencia y evitará contrataciones de personal con desviaciones éticas.

Actitud del personal: Los cambios de temperamento constantes en el personal, suelen indicar cierto estrés o nerviosismo por posible descubrimiento de operaciones ilícitas. Cabe mencionar que no sólo se hace referencia a cambios de temperamento hacia una actitud negativa sino también positiva, prueba de ello es que en ocasiones los empleados no toman vacaciones y se podría presumir que es debido a un gran compromiso hacia su desempeño en la empresa familiar, pero en existe la posibilidad de que sea por no querer ser descubierto en su ausencia o bien tener oportunidad de continuar con su estrategia.

Cultura laboral: Asegurar que el ambiente laboral es positivo, mediante empoderamiento y valorando la honestidad, sin que el fundador o director tome por sentado que todo empleado es leal. Asimismo, se debe asegurar un trato justo entre empleados (sobre todo en empresas familiares), donde todos estén satisfechos, sin sentimientos de inferioridad o presiones excesivas.

Establecimiento de políticas: Implementar políticas donde se especifiquen la existencia de revisiones periódicas a registros contables, documentación, etcétera, así como inspecciones físicas, más que nada de inventarios y cuentas por cobrar, las cuales, si bien serán después de cada cierto período de tiempo, se llevarán a cabo de forma espontánea, sin previo aviso.

Control interno eficiente: Ya sea contar con un equipo de auditoría interna o no, pero siempre estar al tanto del ambiente de control en la empresa, de que se cuente con un plan estructurado para lograr los objetivos establecidos en la planeación estratégica, dando cumplimiento a las políticas y procedimientos. Asimismo, un control que permita dejar en claro las líneas y personal que autorizará las operaciones que se generen, aunado a una eficiente delegación de funciones que evite conflictos de interés.

Relación con clientes y proveedores: En la mayoría de los casos se requiere que exista acuerdo entre 2 o más personas para llevar a cabo el fraude y recuerda que no es necesario ser empleado de la empresa para llevarlo a cabo, una convivencia fuerte fuera del trabajo con clientes/proveedores podría ser indicio de algún plan de fraude, se debe tener cautela en interior y exterior de la organización, no sólo quien laboran dentro o conocen más de ella son los involucrados.

Comisiones: Se debe mantener vigilado el establecimiento de comisiones o bonos a vendedores, asegurar que los mismos sean coherentes, apegados a sus resultados, así como definir de forma clara quien será el encargado de precisar el monto de dichas comisiones. Prestar atención a bonos anormales o excesivos, que en ocasiones no se les da relevancia si no afectan resultados.

Tecnología: Las herramientas tecnológicas implementadas en seguridad, el área de sistemas y en controles, son clave para detección de riesgos, no sólo por el avance en las mismas, sino también por su eficiencia hacia los detalles y la oportunidad de contar con un acceso instantáneo en cualquier momento. Asimismo, estas herramientas dan mayor certeza y precisión. Ojo revisar quien tiene facultades de acceso a los sistemas y que puede hacer en ellos.

Evalúa el riesgo: Discute con el consejo de administración de la empresa y con los ejecutivos clave de la misma, su opinión acerca del riesgo de fraude y cómo se piensa que se están manejando; que el personal tenga en mente que la empresa familiar se encuentra vigilando este aspecto, llevando además a que sea del conocimiento de todos, lo que implica el fraude, desde qué es hasta sus consecuencias.

Auditoría Interna: Es una excelente herramienta para detectar fraudes internos que se hayan dado en el pasado y pueden tener un efecto disuasorio que prevenga posibles fraudes en el futuro.

Asesórate: En ocasiones por más que conozcas tú empresa, existen actitudes o circunstancias que se pasan por alto por la misma rutina operacional, podrías tener ya un juicio viciado o parcial por la rutina, para lo cual es importante contar con una opinión externa que llegue con la idea clara de analizar la situación desde cero, conociendo la empresa desde su base.

Ante todo, recuerda siempre darte el tiempo de conocer a tus colaboradores y familiares, su compromiso hacia la empresa y su satisfacción dentro de ella. Asimismo, toma en cuenta que un asesor en control interno, riesgos, fraude, etcétera podrán ser de gran apoyo tanto para prevenir como atacar este tipo de fenómenos; no esperes a que las cosas sucedan para solucionarlas, recuerda que prevenir es menos desgastante y al final será también menos costoso. “Lo que las leyes no prohíben, puede prohibirlo la honestidad”. Anneo Séneca

Finalmente, las modalidades del fraude son múltiples, y en general abarcan desde fraude contable, compra de facturas, alteración de gastos, empleados fantasma, espionaje industrial a favor de competidores, “auto-robo” de inventarios, hasta falsificación de marcas y otros menos complejos como engañar a los clientes, personal o proveedores.