Gastos que pueden deducir fácilmente las PyMEs y cómo hacerlo de la manera correcta

• Según una encuesta realizada por Up Sí Vale 8 de cada 10 PyMEs afirma que el tema fiscal impacta en gran medida su operación. 

De acuerdo con datos arrojados por una encuesta realizada por Up Sí Vale* entre sus clientes PyMEs, 8 de cada 10 afirman que el tema fiscal impacta en gran medida su operación y aunado a esto el 53% de las empresas señaló dentro de sus estrategias prioritarias para este año ajustar y gestionar mejor sus gastos e inversiones.

Hoy más que nunca las pequeñas y medianas empresas necesitan mantener en orden sus deducciones fiscales, para que estas no representen un gasto extra sino que por el contrario los ayuden a ahorrar y gestionar mejor sus finanzas. Por ello, los expertos de Up Sí Vale, empresa de soluciones tecnológicas para empresas, nos dan algunos consejos para gestionar o deducir mejor estos gastos.

¿Cómo pueden las empresas apoyarse en la deducción de gastos?

“Como parte de las soluciones integrales que ofrecemos también asesoramos a nuestros más de 16 mil clientes para que apoyados en la tecnología de nuestros productos puedan gestionar más fácilmente sus gastos, y una clave para que logren ahorros sustanciales está en deducir correctamente sus gastos” mencionó Adrián Fernandez, director comercial de Up Sí Vale 

Por definición, un gasto deducible es aquel que al estar vinculado directamente a la actividad económica del negocio es susceptible de ser deducido fiscalmente. Sin embargo, para que una empresa pueda deducir estos gastos de manera correcta es aconsejable poner especial atención a los siguientes puntos:

1. La factura de compra.- Todos los gastos que se realicen deben de estar documentados o justificados a través de una factura a nombre de la compañía o de la persona física, de lo contrario no se podrán deducir. Para ello es indispensable contar con proveedores que estén debidamente dados de alta en Hacienda y que nos puedan otorgar un comprobante fiscal legal.

2. La documentación.- Las empresas deben asegurarse de etiquetar, timbrar y documentar correctamente los gastos que realicen correctamente en el libro de gastos. Una buena organización es clave para comprobar los gastos y deducciones en el porcentaje que les corresponde.

3. No mezclar gastos o dar pagos en efectivo.- Muchas empresas cometen el error de por ejemplo, dar incentivos, apoyos para gastos en combustible, comida o herramientas de trabajo a sus empleados mediante efectivo, o depositar los recursos en la cuenta de nómina de los trabajadores. Esto es muy peligroso ya que para efectos laborales, esto se consideraría como salario, no se podría deducir y además podría detonar una alza en las demás prestaciones.

Siguiendo estos consejos algunos de los gastos que las empresas podrían deducir fácilmente serían:

1.- Despensa, comida o incentivos a empleados.- Si bien en estos momentos muchas empresas no han podido aumentar el sueldo a sus empleados, otorgar un beneficio de despensa, comida o incentivos es una buena opción para apoyarlos y motivarlos. En el caso de los vales de despensa en el primer año de prestación la empresa puede deducir un 47% y a partir del segundo año esto se incrementa al 53%.

Por ejemplo, para una pequeña empresa que quiera apoyar a sus empleados con un ingreso extra de $1,000 pesos mediante un monedero electrónico como Up Despensa solo le generará $141 pesos en impuestos versus los $409 que le significarán aumentar el sueldo del colaborador; anualmente significarán un ahorro de 3,216 pesos por empleado.

Algo que pocas PyMEs saben es que pueden decidir apoyar a sus empleados específicamente con su alimentación; así debidamente timbradas y documentadas estas prestaciones  pueden ser deducidas ante el SAT en un 100%. Y con monederos especializados, como por ejemplo Up Restaurante, los colaboradores podrán comer en más de 89 mil restaurantes e incluso pedir comida por Rappi.

Otra alternativa, es darles incentivos para fechas y ocasiones especiales, como por ejemplo, las fiestas de fin de año o el día de las madres. Estos apoyos correctamente timbrados ante el SAT pueden ser deducibles de igual manera hasta en un 100%.

2.- El combustible. Para aquellos negocios que han tenido que aumentar sus gastos en movilidad debido a las entregas a domicilio, el combustible se ha vuelto un gasto indispensable y un recurso que de no ser correctamente gestionado puede representar una fuga de capital. Por el contrario, si es correctamente etiquetado, facturado y documentado es deducible al 100%.

Por ejemplo, si una empresa con una pequeña flotilla otorga a sus repartidores tarjetas de Up Combustible para controlar adecuadamente el combustible que utilizan, que gasta aproximadamente 15,000 pesos en combustible puede deducir hasta 4,500 pesos si gestiona este gasto aparte, en lugar de solo dar el efectivo a sus conductores.

3.- Las herramientas de trabajo.- Recientemente con la entrada en vigor de la nueva ley del teletrabajo los gastos por las herramientas de trabajo y servicios de internet que necesitan los colaboradores no son ingresos extra para el trabajador y ahora son requerimiento de ley por lo tanto, no generan impuestos y por el contrario serán deducibles. El reto aquí se encuentra en que las empresas se aseguren de contar con una factura a nombre de la compañía, que certifique el destino específico de estos gastos y que no lo den directamente a los trabajadores ya que esto podría ser considerado para efectos fiscales como un aumento de sueldo.

“Muchas veces las PyMEs creen que este tipo de herramientas como los vales, las tarjetas de restaurantes o combustible, son exclusivos de los grandes corporativos, pero existe una razón por la cual estos lo hacen, porque una correcta gestión conlleva a una adecuada deducción y a largo plazo a ahorros sustanciales. Además gracias a la tecnología y a la digitalización existen ya muchas herramientas que permiten una correcta gestión a un bajo costo” finaliza Adrián Fernández de Up Sí Vale.

*Encuesta realizada en el mes de enero de 2021 a clientes PyMEs de Up Sí Vale.